Nie tylko rekrutujemy w ERP. Sami go mamy. Przeczytaj i dowiedz się dlaczego.

W PracBaza zdecydowaliśmy się na ucieczkę do przodu. To znaczy, nie tylko rekrutujemy specjalistów i menedżerów z branży ERP. My sami pracujemy na systemie klasy ERP. 

W naszej firmie już parę lat temu postawiliśmy na inwestycję, jaką było wdrożenie systemu ERP na nasze własne potrzeby. Dzięki temu nie tylko usprawniliśmy procesy biznesowe, ale też mogliśmy lepiej zrozumieć kandydatów, których rekrutujemy dla naszych Klientów jakimi są: firmy wdrożeniowe, producenci ERP oraz Klienci Końcowi systemów ERP. To właśnie w wyniku wdrożenia, jakie przeszliśmy, po prostu zrozumieliśmy, o czym mówią nasi kandydaci czy też z jakimi problemami się spotykają. Finalnie, również nauczyliśmy się lepiej rekrutować.

Czy opłaciło się wdrożyć system ERP do PracBaza? 

Teraz mogę powiedzieć z całą stanowczością, że tak, lecz na początku nie wyglądało to tak kolorowo. Systemy ERP to nie są tzw. pudełkowe rozwiązania z gotowymi funkcjonalnościami, które albo się kocha albo nienawidzi jak np. systemy typu ATS dla rekrutacji (Applicant Tracking Systems). Systemy ERP (Enterprise Resource Planning) tym się różnią od przeciętnego ATS-u dla rekrutacji, że ERP trzeba najpierw dokładnie wdrożyć, dopasować do firmy i wtedy mamy finalny system, który również dalej możemy zmieniać. I właśnie to jest najpiękniejsze – możliwość ciągłego udoskonalania.
Po wdrożeniu systemu ERP do PracBaza, które trwało parę dobrych miesięcy, zmieniło się wszystko. Zarówno procesy biznesowe, ale także mój punkt widzenia na całą branżę ERP pod kątem rekrutacyjnym. Zupełnie inaczej patrzyłem na to, co wdrażają i jak wdrażają nasi kandydaci w obszarze systemów ERP.
Dziś w 2022 roku wszyscy nasi konsultanci ds. rekrutacji w PracBaza pracują na systemie autorstwa firmy Soneta o nazwie enova365 i mają ten sam punkt widzenia co ja. Nasz wspólny język jest możliwy właśnie dzięki zmapowanym procesom biznesowym w centrum, jakie stanowi system ERP. Teraz mój punkt widzenia po 3 latach pracy w systemie enova365 na pewno ukształtował się na podstawie wielu korzyści, jakie wynieśliśmy z tego systemu, ale też widzimy ile jeszcze można zrobić, poprawić – co też właśnie się dzieje.
Po kilku ostatnich latach pracując na enova365 doszedłem do wniosku, że system ERP to pewnego rodzaju platforma, w której można stworzyć dowolne narzędzie dla dowolnej firmy. Akurat w naszym przypadku są to usługi rekrutacyjno-sprzedażowe na rzecz branży ERP.

Jak nie wiadomo o co chodzi, to chodzi o finanse. 

Tworząc PracBaza sp. z o.o. udało mi się osiągnąć sukces nie tylko dlatego, że po prostu miałem dobry pomysł na stworzenie agencji rekrutacyjnej w pewnej rynkowej niszy jaką są systemy ERP.
To się udało, ponieważ kierowałem się przede wszystkim tym, czego nauczyłem się już w latach dziecięcych od własnych rodziców. Mam tu na myśli sztukę oszczędzania i rozważnego wydawania pieniędzy. Życie przedsiębiorcy niejednokrotnie pokazuje, jakże ważna jest umiejętność oszczędzania. Znam wiele młodych firm, entuzjastycznych startupów, które straciły nie tylko całe zgromadzone fundusze, lecz również cały kapitał z pożyczek.
Gdy założyłem PracBazę okoliczności były niezbyt sprzyjające – czas wprowadzenia RODO (2018 wielka panika i chaos w firmach w Polsce) a następnie pandemia (2020), oraz niestety wojna na Ukrainie (2022), co pokazuje średni trend totalnego szoku na rynku co dwa lata. Tworząc firmę, chciałem nie tylko zapobiec bezmyślnemu wydawaniu pieniędzy, lecz również chciałem stworzyć  stabilne filary w funkcjonowaniu nowej organizacji, które będą dalszym impulsem do rozwoju. Po 3 latach pracy z systemem ERP wiem, że to był dobry wybór, by postawić właśnie na ten filar, czyli własny system informatyczny klasy ERP.

Ile kosztuje wdrożenie i rozwój ERP w branży HR? 

Wdrożenie i wieczysty zakup licencji systemu ERP jest nieporównywalnie tańszy niż inne oferowane systemy klasy ATS (pudełkowe) dla branży HR.
W ERP za licencję płacisz raz na własność (licencja wieczysta), za pudełkowy ATS płacisz co miesiąc/kwartał itd. (abonament) w ramach wynajmu. W ERP masz nieograniczoną możliwość rozwoju nowych funkcjonalności i co ważne, baza danych jest Twoja i na Twoim serwerze. W przypadku pudełkowych ATS dla rekrutacji bazy są na ogół gdzieś u kogoś w chmurze i nie masz do nich dostępu za darmo.
Dam jeden argument, który przekona większość nieprzekonanych do ERP dla rekrutacji.  Mnie on również przekonał lata temu i to poniższe pytane zadał mi jeden wdrożeniowiec.
Pytanie: Co się dzieje z Twoimi bazami danych, jak nie opłacisz abonamentu za system do rekrutowania typu ATS, skoro nie są na Twoim serwerze?
Odpowiedź: Jak to zwykle bywa w twardym świecie biznesu – jak nie płacisz – to wszystko tracisz.

Od czego się zaczęło z systemami IT (nie od razu ERP) w PracBaza?

Oczywiście nie zaczynaliśmy od razu od systemów klasy ERP – do tego trzeba dojrzeć. Na początku nie mieliśmy wiedzy, że systemy ERP można wdrażać pod dowolne procesy (w tym jak u nas HR).
Przed enova365 mieliśmy system typowo pudełkowy, klasy ATS, jeden z wielu gotowych produktów dla agencji rekrutacyjnej (nazwy nie chcę podawać).
Jedyny plus naszego starego systemu był taki, że nie musieliśmy od samego początku pracować w tabelkach w Excelu, by zapisywać kandydatów i klientów (mam nadzieję, że już dziś żadna agencja rekrutacyjna tak nie pracuje jeśli chodzi o Excel). Minusów było niestety znacznie więcej.
Nie chcę zbytnio zanudzać opisywaniem ich wszystkich, jednak z tych głównych, niewykluczone że największy, to brak możliwości wyszukiwania w sposób wiarygodny w bazie danych. Czyli uzyskiwania wyników wyszukiwania opartych na podstawie konkretnych danych. Możliwości filtrów były dosłownie zerowe. Praca w agencji rekrutacyjnej to właśnie wyszukiwanie określonych informacji i możliwość ich zapisu, modyfikowania, przetwarzania itd. Już same podwaliny naszego starego systemu były bardzo słabe. Na szczęście rekrutując kandydatów w obszarze systemów ERP, nie trzeba było długo szukać inspiracji, jakie są inne lepsze rozwiązania. Nie wspominam również o helpdesku, który odpowiadał średnio raz na 72h, czy o ciągłych awariach w działaniu systemu.
Jednak to był dopiero początek przygody związanej z poszukiwaniem i rozpoczęciem procesu wdrożenia…

Pierwsze pytanie, jaki system ERP wybrać…

Okazało się, że za bardzo nie ma idealnego systemu ERP, który możemy jakby w ciemno wybrać. Nasze procesy, czyli procesy rekrutacyjne i sprzedażowe to tylko peryferia całych dużych modułów, jakim są typowe i duże moduły systemów ERP, jak np. Kadry i Płace. Niektóre firmy wdrożeniowe, z którymi miałem kontakt wręcz namawiały mnie do modułu Kadrowo Płacowego różnych systemów ERP. Ciężko było wytłumaczyć, że my nie zajmujemy się kadrami, tylko rekrutowaniem, a więc nie naliczamy wynagrodzeń itd. Rekrutowanie to jednak mały wycinek tego, co czasami robią specjaliści ds. kadr i płac.
Nie było to łatwe, by znaleźć na początku odpowiednią firmę wdrożeniową, która wdroży nam system ERP, jeśli już jakiś produkt był dla nas odpowiedni. Po dłuższej chwili poszukiwań stanęliśmy w martwym punkcie i zastanawiałem się, czy w ogóle warto poświęcać więcej czasu na dalsze poszukiwania wymarzonego ERP. Od razu zaznaczę, że wiele się też słyszy o nieudanych wdrożeniach systemów ERP i już wtedy miałem tę wiedzę, dlatego tym dokładniej szukałem. Dziś już wiem skąd się biorą problemy, jeśli chodzi o wdrażanie ERP.

Postawiliśmy na odpowiednich ludzi, tak to się udało!

Najpierw przeszliśmy analizę przedwdrożeniową, w której zmapowaliśmy wszystkie procesy występujące w naszej firmie od sprzedaży po rekrutowanie. Powstało wiele różnych określeń na nasze wewnętrze terminy w naszych procesach, które prawdopodobnie używa tylko PracBaza jako jedyna firma w Polsce. Pomagają w działaniu systemeu i w komunikacji między nami w systemie np. PROKAN, SPOKAN, TELKAN itd. Określiliśmy średnio ile trwa obecnie oraz ile powinien trwać proces rekrutacji, kto z kim się kontaktuje, jak wyglądają przeróżne rodzaje kontaktów – słowem wszystko zostało nazwane i opisane.
Po analizie przedwdrożeniowej była chwila na refleksję i… wybraliśmy tworzenie czegoś autorskiego. Zdecydowaliśmy się stworzyć to w systemie ERP, jako pewnego rodzaju napęd do silnika, który sami chcemy zbudować.

Zbudowaliśmy swój wdrożeniowy PracBaza Team

Ta budowa, czyli wdrożenie, tak jak pisałem, trwała pewną chwilę. Wystąpiły oczywiście pewne trudności, jednak udało się i wszystko działa coraz lepiej do dziś.
Oczywiście, każde wdrożenie jest inne, każda firma ma inne potrzeby. W naszym przypadku postawiliśmy na to, co się najlepiej sprawdziło, czyli nie tylko własny autorski dodatek, ale też wybraliśmy stworzenie własnego zespołu wdrożeniowego z programistami ERP, którzy niemal na zamówienie stworzyli w systemie ERP dedykowane rozwiązania. Wykorzystaliśmy to, co umiemy najlepiej, czyli zrekrutowaliśmy kandydatów z branży ERP, jednak tym razem sami dla siebie. Na potrzeby naszego wdrożenia, ten kilkuosobowy team jaki mamy, nam w zupełności wystarczy.
Biorąc pod uwagę niewielki staż PracBaza na rynku myślę, że jest to pewien wyczyn jakiego dokonaliśmy. Czyli wdrożenie na własne potrzeby, bez żadnego pośredniczącego podmiotu (oczywiście licencję mamy od partnera producenta).

Czy warto było wdrożyć system ERP w PracBaza?

Jako pasjonat procesów biznesowych (KANBAN, KAIZEN, metodologia Toyoty), czy też różnego rodzaju nowinek technicznych, dobrze czuję się w otoczeniu wdrożeniowców i programistów. W trakcie wdrożenia i po nim, w celu dalszego modyfikowania naszego dodatku, przegadałem dziesiątki godzin z programistami i wdrożeniowcami. Każdego dnia jestem w stałym kontakcie z profesjonalistami z branży ERP. Zawsze uważałem, że jeśli samemu się coś robi, to możliwość nabywania wiedzy oraz wyciągania wniosków jest bezcenne. Tak więc, dzięki doświadczeniu wdrożenia systemu ERP dla naszej firmy, w ciągu ostatnich kilku lat awansowałem od totalnego laika do może nawet średniego amatora, jeśli chodzi o procesy występujące w enovie365 w rozumieniu obszaru HR (Zasoby ludzkie). Najważniejszy po całym wdrożeniu jest właśnie fakt, dokładnego poznania swojej firmy, procesów jakie się wykonuje, czy też możliwości ich poprawienia, przyspieszenia lub usunięcia. Jest to bardzo szeroki obszar i pewnie „temat rzeka”.
Na zakończenie dodam, że najbardziej w ERP podoba mi się to, że producent ERP też idzie do przodu, szuka lepszych, wydajniejszych rozwiązań, nowych technologii czy ciągłych usprawnień. Dzięki temu, nasz dodatek do rekrutowania i sprzedaży w enova365 działa jakby na zasadzie stabilnej symbiozy, co powinno się podobać każdemu przedsiębiorcy.

Poniżej w czerwonej ramce screen pokazujący wejście do naszego autorskiego dodatku wprost z głównego panelu w systemie ERP, na którym w PracBaza pracujemy codziennie.

Szukamy PROGRAMISTY enova365! Polecaj lub aplikuj!

Jeśli chcesz rozwijać nasz autorski system razem z nami, pisać dodatki do naszego systemu w C# – odezwij się.
Dzięki Twojej pracy rynek ERP w Polsce będzie wyglądał lepiej 🙂

Oferta zlecenia <— KLIKNIJ

Karol Maluchnik CEO, Konsultant ds. rekrutacji i sprzedaży (360) PracBaza sp. z o.o.

Zainteresował Cię ten artykuł? 

Chcesz poznać koszt i funkcjonalności naszego dodatku do systemu enova365 do rekrutacji i sprzedaży?
Napisz do mnie, chętnie przedstawię szczegóły i funkcjonalność naszego dodatku rekrutacyjno-sprzedażowego: kmaluchnik@pracbaza.pl

Informacje w tym artykule to moje prywatne poglądy na podstawie moich osobistych przemyśleń i doświadczeń. Nie twierdzę, że systemy ERP są lepsze od innych rozwiązań. Po prostu w PracBaza postawiliśmy na system klasy ERP i napisałem dlaczego.
Jeśli się z czymś nie zgadzasz, również zapraszam do kontaktu.