Czy warto mieć wewnętrzny dział wdrożeń ERP? Co się bardziej opłaca?

W ostatnich latach, z uwagi na dynamiczny rozwój technologii oraz coraz większe wymagania rynkowe, systemy ERP (Enterprise Resource Planning) stały się nieodzownym elementem wspierającym działalność firm różnej wielkości. Te zintegrowane systemy informatyczne pozwalają na efektywne zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, od finansów i HR, po logistykę i sprzedaż. W związku z tym, wiele firm staje przed wyborem: stworzyć wewnętrzny dział wdrożeń ERP czy polegać na zewnętrznych firmach wdrożeniowych? Oto kluczowe aspekty, które pomogą podjąć tę decyzję.

Dlaczego firmy (Klienci końcowi) tworzą wewnętrzne działy ERP?

1. Specjalizacja i dostosowanie do indywidualnych potrzeb: Firmy decydują się na zbudowanie wewnętrznego zespołu ERP, aby mieć pełną kontrolę nad procesem wdrażania i dostosowywania systemu do swoich unikalnych potrzeb. Daje to możliwość szybkiego reagowania na zmieniające się wymagania biznesowe.
2. Redukcja kosztów długoterminowych: Mimo że początkowy koszt utworzenia działu ERP może być wysoki, w dłuższej perspektywie może się to opłacić przez eliminację opłat za zewnętrzne usługi konsultingowe i wdrożeniowe.
3. Budowanie wewnętrznej wiedzy i kompetencji: Posiadanie specjalistów w domu umożliwia ciągłe doskonalenie i rozwijanie systemu ERP bez konieczności polegania na zewnętrznych dostawcach.

Klienci końcowi systemów ERP często sami decydują o utworzeniu wewnętrznego działu wdrożeń, zwłaszcza gdy ich działalność osiąga pewien poziom złożoności, który wymaga indywidualnego podejścia. Często jest to pierwszy krok do oferowania usług wdrażania systemów ERP dla własnych klientów, co może stanowić nowe źródło przychodów.

To prosty rachunek. Jeśli jesteśmy np. firmą finansową, która posiada swoje dużo portfolio wieloletnich Klientów i mamy własny dział wdrożeń, to właśnie obsługa Klientów polegająca na wdrożeniu u nich jednego systemu ERP jest głównym zadaniem wewnętrznego działu wdrożeń. Jest to kwestia branży, jednak im bardziej Klient jest uzależniony od usług Klienta Końcowego tym bardziej jest skłonny na skorzystanie z usługi wdrożeniowej firmy, która w swoim głównym PKD nie ma usług wdrożeniowych i jest to robione jakby przy okazji.

Zalety posiadania wewnętrznego działu wdrożeń ERP

• Dostosowanie do potrzeb firmy – Tworząc wewnętrzny zespół, firma ma większą kontrolę nad procesem wdrożenia i może lepiej dostosować system ERP do swoich unikalnych potrzeb i procesów biznesowych.
• Rozwój wewnętrznej wiedzy i kompetencji – Zatrudnianie i rozwijanie własnych specjalistów ERP pozwala na kumulację wiedzy w organizacji, ułatwiając przyszłe aktualizacje i dostosowania systemu.
• Optymalizacja kosztów – Chociaż początkowe koszty mogą być wyższe, długoterminowo utrzymanie wewnętrznego działu może się okazać bardziej kosztowo efektywne, szczególnie przy ciągłym rozwoju i dostosowywaniu systemu.

Wyzwania związane z wewnętrznym działem wdrożeń ERP

• Początkowy koszt – Założenie działu wymaga znacznych inwestycji początkowych w rekrutację, szkolenie personelu i zakup niezbędnych narzędzi i licencji.
• Znalezienie i zatrzymanie talentów – Na rynku pracy panuje duża konkurencja o wykwalifikowanych specjalistów ERP, co może stanowić wyzwanie w budowaniu skutecznego zespołu.
• Ryzyko utrzymania – Firma musi być przygotowana na ciągłe szkolenie i rozwój zespołu wdrożeń, aby nie stracić zdobytej wiedzy i doświadczenia w przypadku zmiany pracowników.

Wiodące systemy ERP w Polsce

Na polskim rynku dominują takie systemy ERP jak SAP, Oracle, Microsoft Dynamics 365 (Business Central lub Finance & Operations, SCM), enova365 czy też Comarch ERP, które oferują szeroki zakres funkcjonalności dopasowanych do potrzeb lokalnych przedsiębiorstw.

Dlaczego firmy rezygnują ze wsparcia zewnętrznych firm wdrożeniowych?

• Ograniczenie kosztów: Długoterminowa współpraca z firmami wdrożeniowymi może generować znaczne koszty, szczególnie dla dużych przedsiębiorstw, które ciągle rozwijają i dostosowują swoje systemy ERP.
• Potrzeba posiadania na miejscu osób z odpowiednią wiedzą: Firmy często preferują mieć swoich specjalistów, którzy są dostępni na miejscu, znają specyfikę przedsiębiorstwa i mogą szybko reagować na pojawiające się potrzeby i problemy.

Kiedy warto zdecydować się na wewnętrzny dział wdrożeń ERP?

Decyzja o utworzeniu wewnętrznego działu wdrożeń ERP powinna być poprzedzona dokładną analizą potrzeb firmy, dostępnych zasobów oraz potencjalnych korzyści i ryzyk. Kluczowymi czynnikami mogą być:

• Rozmiar i złożoność organizacji,
• Specyficzne wymagania branżowe,
• Dostępność wewnętrznych zasobów i umiejętności,
• Planowany zakres i skala dostosowań systemu ERP.

Tworzenie takiego działu może przynieść znaczące korzyści, ale wymaga także odpowiedzialności i zaangażowania w rozwijanie wewnętrznych kompetencji. Firmy powinny również rozważyć możliwość hybrydowego podejścia, polegającego na współpracy z zewnętrznymi dostawcami przy jednoczesnym rozwijaniu i utrzymaniu kluczowych kompetencji wewnętrznych, co może zapewnić równowagę między kontrolą a elastycznością.

W dzisiejszym szybko zmieniającym się świecie biznesu, zdolność do szybkiego adaptowania i optymalizowania systemów ERP jest niezbędna dla utrzymania konkurencyjności. Dlatego decyzja o budowie wewnętrznego działu wdrożeń ERP nie powinna być podejmowana pochopnie, lecz stanowić wynik przemyślanej strategii, mającej na celu długoterminowe wzmacnianie pozycji firmy na rynku.

Przykład z praktyki: Klienci firmy PracBaza

PracBaza, agencja rekrutacyjna specjalizująca się w systemach ERP, obserwuje rosnące zainteresowanie klientów tworzeniem wewnętrznych działów ERP.